من يصله الإشعار إذا لم يكن مسؤول المحادثة في نوبته؟

يتبع TBit السلم: إذا لم يكن المسؤول في نوبته، يُشعر من يرد على المحادثات وهو في نوبته في تلك اللحظة. وإذا لم يكن أحد في نوبة، يُشعر بديلك الاحتياطي، وإن لم يوجد بديل أيضاً، يُشعر المسؤولون.

هل يجب أن أعطي رقم واتساب الشخصي لاستقبال الإشعارات؟

لا. في واتساب للإشعارات، ضمن إدارة لكل شخص، تختار رقم ملفه الشخصي، أو رقماً آخر (مثلاً جوال الاستقبال)، أو عدم إشعاره عبر واتساب. مع تطبيق TBit يصل الإشعار أولاً هناك؛ ويُرسل واتساب إذا لم يفتحه خلال خمس دقائق أو إذا لم يكن لديه التطبيق.

ماذا يحدث إذا لم يكن هناك من في نوبة ولا بديل احتياطي؟

يصل الإشعار إلى المسؤولين. لا تبقى المحادثة أبداً دون شخص يُشعر، كما يبقى الإشعار في الجرس لكل الفريق.

هل يرد مساعدي ليلاً على المحادثات التي تركتها يدوية؟

فقط إذا شغّلت الرد خارج أوقات العمل، وفقط أثناء إغلاق النشاط. عند الفتح تعود تلك المحادثات إلى الوضع اليدوي. وإذا كتب أحد من فريقك في محادثة ليلاً، تعود تلك المحادثة إلى الوضع اليدوي فوراً.

ماذا أحتاج لتشغيل الرد خارج أوقات العمل؟

جدول أوقات النشاط، في النشاط › الفريق › أوقات الفريق: بدون جدول لا يمكن التشغيل. ثم تشغّله في النشاط › الإعدادات › الرد خارج أوقات العمل، أو تطلبه من TBit في المحادثة وتحتفظ بالزر لتشغيله.

هل تُشعر الاختبارات فريقك؟

لا. في تجربة ترى البطاقة بمن سيُشعر في تلك اللحظة وبأي قناة، لكن في التجربة لا يُشعر أحد ولا يُوقف شيء.

مركز المساعدة

أن يصل الإشعار إلى من هو في نوبته: إشعارات الفريق والرد خارج أوقات العمل

حدد من يصله الإشعار عندما يحتاج العميل إلى شخص: نوبات فريقك، واتساب للإشعارات، وبديل احتياطي، ورد ليلي والbusiness مغلق.

نُشر في ١٩ أكتوبر ٢٠٢٦5 دقائق قراءة

أهم ما ستأخذه

- عندما تحتاج إلى شخص، يُشعر TBit بالترتيب: المسؤول إذا كان في نوبته، ثم من هو في نوبته، ثم بديلك الاحتياطي، وإن لم يوجد بديل، يُشعر المسؤولين.
- يصل الإشعار أولاً إلى تطبيق TBit؛ وإذا لم يفتحه خلال خمس دقائق، أو لم يكن لديه التطبيق، يصله عبر واتساب على الرقم الذي اختاره للإشعارات، ويبقى دائماً في الجرس.
- مع إغلاق النشاط وتشغيل الرد خارج أوقات العمل، يرد مساعدك على جميع المحادثات، بما فيها التي كانت يدوية، ولا يتلقى أحد إشعارات ليلاً؛ وعند الفتح يعود كل شيء كما كان.

إشعار للجميع هو إشعار للا أحد

عندما يحوّلك مساعدك محادثة، يجب أن يعلم أحد من فريقك. إذا وصل الإشعار إلى الفريق كله، لا يشعر أحد بالمسؤولية. وإذا وصل إلى من ليس في نوبته اليوم، يبقى العميل منتظرًا.

في هذا الدليل ترى كيف يقرر TBit بمن يبلغ حسب نوبات فريقك، وكيف يصل الإشعار، وماذا يحدث ليلًا والمنشأة مغلقة، وكيف تضبطه وتختبره في أربع خطوات.

يحوّلك المحادثة، فمن يعلم؟ يجب أن يعلم أحدهم. ثلاث بطاقات: إشعار للفريق كله، لا يشعر أحد بالمسؤولية، يصل إلى من ليس في نوبته اليوم. — إذا وصل الإشعار إلى الجميع، لا يشعر أحد بالمسؤولية.

شاهده في خمس دقائق

الجولة الكاملة، مع شاشات TBit الحقيقية. في الأسفل تجد كل خطوة مكتوبة.

أن يصل الإشعار إلى من هو في نوبته: إشعارات الفريق والرد خارج أوقات العمل

المثال: عيادة أسنان في سان خوسيه

نتابع عيادة ألبا لطب الأسنان، في باريو إسكالانتي، سان خوسيه في كوستاريكا. فاليريا هي المالكة وطبيبة الأسنان. دانييلا تستقبل في الصباح، أندريس في المساء، وماوريسيو ينسّق العيادة. ألبا حساب تجريبي ببيانات مثال.

نراه مع عيادة أسنان: ألبا، باريو إسكالانتي، سان خوسيه في كوستاريكا. فريقها: فاليريا، المالكة وطبيبة الأسنان؛ دانييلا، الاستقبال في الصباح؛ أندريس، الاستقبال في المساء؛ وماوريسيو، ينسّق العيادة. — عيادة ألبا لطب الأسنان وفريقها.

السلّم: بمن يبلغ

يبحث TBit عن من يبلغه بالترتيب، ويتوقف عند أول درجة يجد فيها أحدًا:

المسؤول: من أُسندت إليه المحادثة، إن كان في نوبته.
من هو في نوبته: الأشخاص الذين يردون على المحادثات وهم في دوامهم في تلك اللحظة.
بديلك: إذا لم يكن أحد في نوبته، الأشخاص الذين اخترتهم كبديل.
المديرون: إذا لم يوجد بديل أيضًا. المحادثة لا تبقى أبدًا بلا أحد يُبلَّغ.

بمن يبلغ، بالترتيب: 1، المسؤول، من أُسندت إليه المحادثة، إن كان في نوبته؛ 2، من هو في نوبته، من الأشخاص الذين يردون على المحادثات؛ 3، بديلك، إذا لم يكن أحد في نوبته؛ 4، المديرون، إذا لم يوجد بديل أيضًا. — السلّم: المسؤول، من في نوبته، البديل والمديرون.

في ألبا، إذا كتب مريض الساعة 9 صباحًا، يصل الإشعار إلى دانييلا. الساعة 3 عصرًا، إلى أندريس. وبين 12 و1، حين تكون العيادة مفتوحة لكن لا أحد في الاستقبال، إلى ماوريسيو، البديل.

كيف يصل الإشعار

أولًا، إلى تطبيق TBit، كإشعار على الهاتف.
إذا لم يفتحه خلال خمس دقائق، أو إذا لم يكن لدى ذلك الشخص التطبيق، يصله عبر WhatsApp، على الرقم الذي اختاره للإشعارات.
ويبقى أيضًا في الجرس، للفريق كله.

كيف يصلك، التطبيق أولاً: أولاً، التطبيق، إشعار على الهاتف؛ خمس دقائق، إذا لم يفتحه أو إذا لم يكن لديه التطبيق؛ واتساب، على الرقم الذي اختاره للإشعارات؛ الجرس، لكل الفريق. — التطبيق أولاً؛ واتساب هو الاحتياطي.

في الليل، مساعدك يرد

عندما يكون العمل مغلقاً، يمكن لمساعدك أن يرد على جميع المحادثات، بما في ذلك تلك التي تركها فريقك على الوضع اليدوي. إذا طلب شخص ما التحدث إلى إنسان، يخبره أن أحداً سيرد عليه بمجرد أن يفتحوا، مع ذكر الوقت، ويستمر في مساعدته. لا يوقف المحادثة، ولا يسندها إلى أي شخص، ولا يتلقى أحد إشعاراً في منتصف الليل: يبقى في الجرس حتى يفتحوا.

عند الفتح

كل شيء يعود كما كان. ما تركه فريقك على الوضع اليدوي يبقى على الوضع اليدوي، وما حدث في الليل ينتظرك في الجرس.

يُضبط في أربع خطوات

جداول أوقات الفريق، في العمل › الفريق.
رقم واتساب للإشعارات لكل شخص، في إدارة.
الاحتياطي، في التصعيد.
الرد خارج أوقات العمل.

أربع خطوات لضبطه: الجداول، في العمل، الفريق، جداول أوقات الفريق؛ واتساب للإشعارات، في الفريق، إدارة؛ الاحتياطي، في مساعدك الذكي، تعديل التصعيد؛ وخارج أوقات العمل. — الخطوات الأربع.

1. جداول أوقات الفريق

كل شيء يبدأ من الجداول. المسار: العمل › الفريق › جداول أوقات الفريق.

في الأعلى يوجد زر جدول أوقات العمل. في ألبا: من الاثنين إلى الجمعة من 7:00 إلى 18:00، والسبت حتى 12:00. بهذا يعرف TBit متى تكون العيادة مفتوحة، ومتى تكون مغلقة.

الفريق، تبويب جداول أوقات الفريق: زر جدول أوقات العمل وقائمة فاليريا، دانييلا، أندريس وماوريسيو، كل واحد مع زر إدارة الخاص به. في الأسفل، جدول أوقات العمل: الاثنين إلى الجمعة 07:00 إلى 18:00، السبت 08:00 إلى 12:00، بتوقيت كوستاريكا. تقول اللوحة: بهذا يعرف TBit متى يرد فريقك ومتى يكون خارج أوقات العمل. — جدول أوقات العمل يحدد متى يكون مفتوحاً ومتى يكون خارج أوقات العمل.

ولكل شخص دوره. في صفه، اضغط إدارة واختر لديه جدول خاص به. دانييلا ترد في الاستقبال من 7:00 إلى 12:00 وأندريس من 13:00 إلى 18:00. بين الساعة 12:00 و13:00 تكون العيادة مفتوحة، لكن لا يوجد أحد في الاستقبال.

جداول أوقات الفريق: دانييلا سوليس، الاثنين إلى الجمعة 07:00 إلى 12:00، جدول خاص؛ أندريس خيمينيز، الاثنين إلى الجمعة 13:00 إلى 18:00، جدول خاص. — كل شخص، مع دوره.

2. إلى أي واتساب يصل

الآن، إلى أين يصل الإشعار لكل واحد. المسار: النشاط التجاري › الفريق › فريقك، وزر إدارة الخاص بالشخص.

الفريق، تبويب فريقك: فاليريا مورا، دانييلا سوليس، أندريس خيمينيز وماوريسيو فارغاس، كل واحد مع زر إدارة الخاص به. — في فريقك، إدارة يفتح بطاقة كل شخص.

في واتساب للإشعارات تختار الرقم. هناك ثلاثة خيارات:

رقمه الشخصي، الرقم المعتاد.
رقم آخر، مثلاً جوال الاستقبال. الإشعار يصل هناك فقط.
عدم إشعاره عبر واتساب: يستمر في تلقي الإشعار في التطبيق وفي الجرس.

دانييلا تستخدم جوال الاستقبال، لذا في ألبا يُختار رقم آخر ويُكتب ذلك. اضغط حفظ الإشعار. إذا كانت دانييلا لديها تطبيق TBit، يصلها الإشعار أولاً هناك: واتساب مجرد احتياطي.

بطاقة دانييلا سوليس: الخطوط التي تراها، كوستاريكا +506 0000 9000؛ وواتساب للإشعارات، مع تحديد رقم آخر والرقم +506 6000 9000. أدناه: إذا كانت دانييلا لديها تطبيق TBit، يصلها الإشعار أولاً هناك. واتساب هو الاحتياطي. — واتساب للإشعارات: رقمها، رقم آخر أو لا شيء.

لوحة واتساب للإشعارات، كاحتياطي: رقمها، آخر أو لا شيء؛ إذا كان لديها التطبيق، يصلها الإشعار أولاً هناك. — مع التطبيق، يبقى واتساب احتياطياً.

3. الاحتياطي

المسار: ذكاؤك الاصطناعي › كيف هو وكيف يتحدث › تعديل التصعيد. إذا لم تكن قد أعددت التصعيد بعد، انظر متى يحول لك المحادثة.

انزل حتى الاحتياطي عندما لا يوجد أحد في المناوبة.
حدد من يتلقى الإشعار عندما لا يوجد أحد. في ألبا، ماوريسيو فارغاس.
احفظ بالضغط المطول على اضغط مطولاً لحفظ التصعيد.

نموذج التصعيد: كيف يسميك ذكاؤك الاصطناعي، فريق العيادة؛ الاحتياطي عندما لا يوجد أحد في المناوبة، مع فاليريا مورا، دانييلا سوليس، أندريس خيمينيز وماوريسيو فارغاس، وماوريسيو محدد. أدناه: يصلهم الإشعار إذا لم يكن المسؤول ومن يتولون المحادثات في دوامهم. وزر اضغط مطولاً لحفظ التصعيد. — الاحتياطي يتلقى الإشعار عندما لا يوجد أحد في المناوبة.

من الآن، إذا لم يكن هناك أحد في المناوبة، يصل الإشعار إلى ماوريسيو. الاحتياطي لا يُنظر إلى مناوبته: إنه موجود تحديداً لوقت عدم وجود أحد.

4. الرد خارج الدوام

الأخير: أن يتولى مساعدك جميع المحادثات عندما يكون النشاط مغلقاً. يحتاج دوام النشاط التجاري من الخطوة 1: بدون دوام لا يمكن تشغيله. يعمل فقط عندما يكون النشاط مغلقاً؛ عند الفتح، يعود كل شيء كما كان.

تشغيلها يدوياً أو بطلبها من TBit

يدوياً:

اذهب إلى النشاط التجاري › الإعدادات. افتح في تبويب إعدادات الوكيل.
في الأعلى توجد أزرار. اضغط الأول: الرد خارج الدوام.
بجانب ذلك يُفتح نموذج مع ملخص، مثلاً: اليوم هي مغلقة. تعمل حسب جدول العمل: الاثنين إلى الجمعة 07:00–18:00؛ السبت 08:00–12:00 · توقيت كوستاريكا (UTC-6).
حدد مربع ذكاؤك الاصطناعي يرد على جميع المحادثات خارج أوقات العمل. فقط عندما يكون العمل مغلقاً: مساعدك يرد أيضاً على المحادثات التي تركها فريقك على الوضع اليدوي. عند الفتح، يعود كل شيء كما كان. جدولك لا يتغير.
احفظ بالضغط المطول على اضغط مطولاً للحفظ. تجاهل يغلق دون تغييرات.

إذا لم يكن لعملك جدول، لا يسمح بتشغيلها ويأخذك إلى الفريق › جداول الفريق. وفي نهاية بطاقة إعدادات الوكيل توجد أيضاً قسم الرد خارج أوقات العمل، مع الحالة والجدول.

طلبها من TBit: اكتب له في المحادثة، تماماً، «أريد أن يرد مساعدي على جميع المحادثات خارج أوقات العمل». يعرض لك الاقتراح تشغيل الذكاء الاصطناعي خارج أوقات العمل ويشرح لك ما يتغير: عندما يكون العمل مغلقاً، يرد أيضاً على المحادثات التي تركها فريقك على الوضع اليدوي، وعند الفتح تعود تلك المحادثات إلى الوضع اليدوي. لا يغير جدولك. لتشغيلها، اضغط مطولاً على اضغط مطولاً للتشغيل.

في محادثة TBit، بطاقة تشغيل الذكاء الاصطناعي خارج أوقات العمل: خارج أوقات العمل، يرد على جميع المحادثات، أيضاً تلك الموجودة على الوضع اليدوي؛ عند الفتح، يعود كل شيء كما كان. جدول العمل: الاثنين إلى الجمعة 07:00 إلى 18:00، السبت 08:00 إلى 12:00، توقيت كوستاريكا (UTC-6). أدناه، زر اضغط مطولاً للتشغيل. — الاقتراح يخبرك بما يتغير قبل تشغيله.

نفس البطاقة، وهي مشغلة: جاهز، خارج أوقات العمل يرد الذكاء الاصطناعي على جميع المحادثات. اللوحة تقول مشغلة، فقط عندما تكون العيادة مغلقة. — مشغلة: تعمل فقط عندما يكون العمل مغلقاً.

عندما يغيب أحدهم: الغيابات

إذا غاب أحد من فريقك اليوم، بضع ساعات أو عدة أيام، علّم له غياباً. أثناء غيابه لا تصله إشعارات العملاء ولا محادثات جديدة، ولا يعرض له التقويم مواعيد. يسري في جميع الأعمال التي يعمل بها. يتخطاه التسلسل وينتقل الإشعار إلى الدرجة التالية، أيضاً إذا كان جزءاً من الاحتياط.

اذهب إلى العمل › الفريق › جداول الفريق وفي صف الشخص، اضغط تسجيل غياب. موجود أيضاً في فريقك › إدارة، في قسم الغيابات.
اختر اليوم، عدة أيام (مع من وإلى) أو بضع ساعات (مع من وإلى).
إذا أردت، اختر السبب (اختياري): إجازة، إعاقة، مهمة أو آخر.
اضغط تسجيل غياب. يظهر على الشخص وسم غائب اليوم.

لإزالته، اضغط إزالة. يمكن للشخص نفسه تسجيله على نفسه، أو لمدير أو المالك على أي شخص. يمكنك أيضاً طلبه من TBit في المحادثة، مثلاً: «دانييلا لا تأتي اليوم».

في اختبار، تخبرك البطاقة: «أندريس خيمينيز غائب اليوم: سيُشعر احتياطك، ماوريسيو فارغاس.»

جرّبه كل ساعة

تجرّبه كما لو كنت عميلاً. في الأعلى إلى اليسار، بجانب محادثة جديدة، اضغط تجربة واكتب: «أحتاج أن أتحدث مع أحد، انقطع رباط حذائي». مساعدك يقول له إنه سيوصله بالفريق، وتحته بطاقة هنا سأحوّل لك المحادثة تُظهر لك من سيُبلَّغ في تلك اللحظة. جرّبه في أوقات مختلفة من اليوم.

في الصباح: دانييلا، في نوبتها

في السابعة والربع صباحاً سيُبلَّغ دانييلا، التي في نوبتها. ولأنها لا تملك التطبيق بعد، سيصلها الإشعار عبر WhatsApp، على هاتف الاستقبال.

تجربة في السابعة والربع صباحاً: مساعدك يرد «بالطبع، سأوصلك فوراً بفريق العيادة لمساعدتك». بطاقة هنا سأحوّل لك المحادثة تقول: سيُبلَّغ دانييلا سوليس، التي في نوبتها؛ سيصلها الإشعار عبر WhatsApp، لأنها لا تملك التطبيق؛ وسيُسجَّل أيضاً في الإشعارات لفريقك؛ في التجربة لا يُبلَّغ أحد ولا يُوقَف شيء. — في الصباح، يصل الإشعار إلى دانييلا.

في الظهيرة: ماوريسيو، البديل

بعد الساعة 12:00، العيادة مفتوحة، لكن دانييلا خرجت وأندريس لم يصل بعد. مع السؤال نفسه، ولأنه لا يوجد أحد في نوبته، يصل الإشعار إلى ماوريسيو، بديلك. المريض لا ينتظر حتى ينتهي الغداء.

تجربة بعد الساعة 12:00، لا أحد في نوبته: البطاقة تقول لا يوجد أحد في نوبته: سيُبلَّغ بديلك، ماوريسيو فارغاس. سيصلها الإشعار عبر WhatsApp، لأنه لا يملك التطبيق. — في الظهيرة، بلا أحد في الاستقبال، يذهب الإشعار إلى البديل.

في الليل: مساعدك يواصل الاستقبال

في السادسة وعشر دقائق مساءً أغلقت العيادة. يكتب مريض: «أريد التحدث مع شخص». مساعدك يقول له إنهم سيستقبلونه غداً في السابعة صباحاً ويواصل مساعدته. البطاقة اسمها خارج الدوام: ذكاؤك الاصطناعي يواصل الاستقبال: لا يتوقف، ولا يُسنَد إلى أحد، ولا يتلقى أحد إشعاراً في تلك الساعة، ويُسجَّل في الإشعارات حتى يفتحوا.

تجربة في السادسة وعشر دقائق مساءً، العيادة مغلقة: مساعدك يرد أن فريق العيادة سيجيبه غداً في السابعة صباحاً، وأنه يساعده في هذه الأثناء بما يستطيع. بطاقة خارج الدوام: ذكاؤك الاصطناعي يواصل الاستقبال تقول إنه لن يتوقف ولن يُسنَد إلى أحد، وأن أحداً من فريقك لن يتلقى إشعاراً في هذه الساعة، وأنه سيُسجَّل في الإشعارات حتى يفتحوا. — في الليل لا يُوقَظ أحد؛ الإشعار ينتظر في الجرس.

أن يكون التطبيق لدى فريقك كله

لكي يصل الإشعار فوراً، ليُثبِّت فريقك كله تطبيق TBit، على tbit.app/app. هكذا يبقى WhatsApp للاحتياط فقط.

تطبيق TBit لفريقك كله: ثبّته من tbit.app/app. يصل الإشعار فوراً، بإشعار منبثق. ويبقى WhatsApp للاحتياط. — مع التطبيق، يصل الإشعار فوراً.

ثلاث نصائح

ضع نوبات فريقك الحقيقية، لأن ذلك يحدد من يصله الإشعار.
اختر بديلاً يرد دائماً.
عند الفتح، راجع الجرس: هناك ما حدث ليلاً.

أين يوجد كل شيء

المواعيد: النشاط التجاري › الفريق › مواعيد الفريق.
واتساب للإشعارات: النشاط التجاري › الفريق › فريقك › إدارة.
البديل: ذكاؤك الاصطناعي › كيف هو وكيف يتحدث › تعديل التصعيد.
الرد خارج الدوام: النشاط التجاري › الإعدادات › الرد خارج الدوام، أو اطلبها من TBit في الدردشة.
الغيابات: النشاط التجاري › الفريق › مواعيد الفريق › تسجيل غياب، أو أخبر TBit في الدردشة من الغائب.
جرّب كعميل: جرّب، أعلى اليسار، بجانب محادثة جديدة.
الإشعارات: الجرس.

مساعدك يرد، ويعرف بمن يجب إشعاره.