हेल्प सेंटर
सूचना उसी तक पहुंचे जो ड्यूटी पर है: टीम को सूचनाएं और ऑफ-आवर्स सपोर्ट
सेट करें कि जब किसी ग्राहक को इंसान की जरूरत हो तो सूचना किसे मिले: आपकी टीम की शिफ्ट, सूचनाओं के लिए WhatsApp, एक बैकअप और बंद बिजनेस के साथ रात में सपोर्ट।
सबके लिए सूचना किसी के लिए सूचना नहीं है
जब आपका सहायक आपको कोई बातचीत सौंपता है, तो आपकी टीम में किसी को उसकी जानकारी मिलनी चाहिए। अगर सूचना पूरी टीम को मिलती है, तो कोई भी ज़िम्मेदारी नहीं लेता। और अगर यह उस व्यक्ति को मिलती है जो आज काम पर नहीं है, तो ग्राहक इंतज़ार करता रह जाता है।
इस गाइड में आप देखेंगे कि TBit आपकी टीम की शिफ्टों के अनुसार किसे सूचित करना है यह कैसे तय करता है, सूचना कैसे पहुँचती है, रात में क्या होता है जब दुकान बंद होती है, और आप इसे चार चरणों में कैसे सेट करते हैं और परखते हैं।
इसे पाँच मिनट में देखें
पूरा सफ़र, TBit की असली स्क्रीनों के साथ। नीचे हर चरण लिखित रूप में है।
उदाहरण: सैन होज़े में एक डेंटल क्लिनिक
हम अल्बा क्लिनिका डेंटल को फ़ॉलो करते हैं, जो बैरियो एस्कलांते, सैन होज़े दे कोस्टा रिका में है। वलेरिया मालकिन और दंत चिकित्सक हैं। डेनिएला सुबह रिसेप्शन पर हैं, आंद्रेस दोपहर में, और मौरिसियो क्लिनिक का समन्वय करते हैं। अल्बा एक डेमो अकाउंट है जिसमें नमूना डेटा है।
सीढ़ी: किसे सूचित करता है
TBit क्रम से ढूँढता है कि किसे सूचित करना है, और जहाँ पहली बार किसी को पाता है वहीं रुक जाता है:
ज़िम्मेदार व्यक्ति: जिसे बातचीत सौंपी गई है, अगर वह अपनी शिफ्ट में है।
शिफ्ट पर मौजूद व्यक्ति: वे लोग जो चैट देखते हैं और उस समय अपने घंटों में हैं।
आपका बैकअप: अगर कोई शिफ्ट पर नहीं है, तो वे लोग जिन्हें आपने बैकअप के रूप में चुना है।
एडमिन: अगर बैकअप भी नहीं है। बातचीत कभी भी बिना किसी को सूचित किए नहीं रहती।
अल्बा में, अगर कोई मरीज़ सुबह 9 बजे लिखता है, तो सूचना डेनिएला को मिलती है। दोपहर 3 बजे, आंद्रेस को। और 12 से 1 के बीच, जब क्लिनिक खुला है लेकिन रिसेप्शन पर कोई नहीं है, तो मौरिसियो को, जो बैकअप हैं।
सूचना कैसे पहुँचती है
पहले, TBit ऐप पर, मोबाइल पर एक नोटिफ़िकेशन के रूप में।
अगर पाँच मिनट में वह इसे नहीं खोलता, या अगर उस व्यक्ति के पास ऐप नहीं है, तो सूचना WhatsApp पर, उस नंबर पर जाती है जो उसने सूचनाओं के लिए चुना है।
और साथ ही यह घंटी में रह जाती है, पूरी टीम के लिए।
रात में, तुम्हारा सहायक सेवा देता है
जब व्यवसाय बंद होता है, तुम्हारा सहायक सभी बातचीत में सेवा दे सकता है, वे भी जिन्हें तुम्हारी टीम ने मैनुअल पर छोड़ दिया था। अगर कोई व्यक्ति माँगता है, तो वह कहता है कि खुलते ही उन्हें सेवा दी जाएगी, समय के साथ, और मदद करता रहता है। यह बातचीत को रोकता नहीं, किसी को सौंपता नहीं और आधी रात को किसी को सूचना नहीं मिलती: यह घंटी में रहता है जब तक वे खोलें।
खोलने पर
सब कुछ वैसा ही वापस आ जाता है। जो तुम्हारी टीम ने मैनुअल पर छोड़ा था मैनुअल पर ही रहता है, और रात में जो हुआ वह तुम्हारा इंतज़ार करता है घंटी में।
इसे चार चरणों में सेट करें
टीम के समय, व्यवसाय › टीम में।
हर व्यक्ति का सूचनाओं के लिए WhatsApp, प्रबंधित करें में।
बैकअप, एस्केलेशन में।
समय के बाहर सेवा।
1. टीम के समय
सब कुछ समय से शुरू होता है। रास्ता: व्यवसाय › टीम › टीम के समय।
ऊपर व्यवसाय का समय बटन है। अल्बा में: सोमवार से शुक्रवार 7:00 से 18:00 तक, और शनिवार 12:00 तक। इससे TBit जानता है कि क्लिनिक कब खुली है, और कब बंद है।
और हर व्यक्ति की अपनी शिफ्ट है। उसकी पंक्ति में, प्रबंधित करें पर टैप करें और उसका अपना समय है चुनें। डेनिएला रिसेप्शन पर 7:00 से 12:00 तक सेवा देती है और आंद्रेस 13:00 से 18:00 तक। 12:00 और 13:00 के बीच क्लिनिक खुली है, लेकिन रिसेप्शन पर कोई नहीं है।
2. किस WhatsApp पर पहुँचता है
अब, हर किसी को सूचना कहाँ पहुँचती है। रास्ता: व्यवसाय › टीम › आपकी टीम, और व्यक्ति का प्रबंधित करें बटन।
सूचनाओं के लिए WhatsApp में आप नंबर चुनते हैं। तीन विकल्प हैं:
उनका प्रोफ़ाइल नंबर, जो हमेशा का है।
दूसरा नंबर, जैसे रिसेप्शन का मोबाइल। सूचना सिर्फ वहीं पहुँचती है।
WhatsApp पर सूचना न भेजें: वे ऐप और घंटी में सूचना पाते रहते हैं।
डेनिएला रिसेप्शन का मोबाइल इस्तेमाल करती हैं, इसलिए अल्बा में दूसरा नंबर चुना जाता है और वह लिखा जाता है। सूचना सहेजें पर टैप करें। अगर डेनिएला के पास TBit ऐप है, तो सूचना पहले वहीं पहुँचती है: WhatsApp सिर्फ बैकअप है।
3. बैकअप
रास्ता: आपकी AI › कैसी है और कैसे बोलती है › एस्केलेशन संपादित करें। अगर आपने अभी तक एस्केलेशन सेट नहीं किया है, तो देखें बातचीत आपको कब सौंपी जाती है।
ड्यूटी पर कोई न हो तो बैकअप तक नीचे जाएँ।
जो कोई न होने पर सूचना पाता है उसे चिह्नित करें। अल्बा में, मौरिसियो वार्गास।
एस्केलेशन सहेजने के लिए दबाए रखें को दबाकर सहेजें।
अब से, अगर ड्यूटी पर कोई नहीं है, तो सूचना मौरिसियो को पहुँचती है। बैकअप की ड्यूटी नहीं देखी जाती: वह ठीक तब के लिए है जब कोई न हो।
4. समय के बाहर सेवा
आखिरी बात: कि बंद व्यवसाय के साथ आपका सहायक सभी चैट संभाले। इसके लिए चरण 1 का व्यवसाय का समय चाहिए: समय के बिना इसे चालू नहीं किया जा सकता। यह सिर्फ तब काम करता है जब व्यवसाय बंद हो; खुलते ही, सब पहले जैसा हो जाता है।
इसे हाथ से चालू करें या TBit से कहें
हाथ से:
व्यवसाय › सेटिंग्स पर जाएँ। एजेंट सेटिंग्स टैब में खोलें।
ऊपर बटन हैं। पहले पर टैप करें: समय के बाहर सेवा।
बगल में एक फ़ॉर्म खुलता है जिसमें सारांश होता है, जैसे: आज बंद है। व्यवसाय के समय के अनुसार चलेगा: सोम से शुक्र 07:00–18:00; शनि 08:00–12:00 · कोस्टा रिका समय (UTC-6)।
चेकबॉक्स आपकी AI समय के बाहर सभी चैट्स का जवाब देती है पर टिक करें। केवल व्यवसाय बंद होने पर: आपका सहायक उन चैट्स का भी जवाब देता है जिन्हें आपकी टीम ने मैन्युअल पर छोड़ा था। खुलने पर, सब कुछ वैसा ही वापस आ जाता है। आपका समय नहीं बदलता।
सहेजने के लिए दबाए रखें सहेजने के लिए दबाए रखें। रद्द करें बिना बदलाव के बंद कर देता है।
यदि आपके व्यवसाय का समय नहीं है, तो यह इसे चालू नहीं होने देता और आपको टीम › टीम का समय पर ले जाता है। और एजेंट सेटिंग्स की फ़ाइल के अंत में समय के बाहर सेवा अनुभाग भी है, जिसमें स्थिति और समय है।
TBit से माँगना: चैट में उसे ठीक वैसे ही लिखें, «मैं चाहता हूँ कि समय के बाहर मेरा सहायक सभी चैट्स का जवाब दे»। यह आपको प्रस्ताव समय के बाहर AI चालू करें देता है और बताता है क्या बदलता है: व्यवसाय बंद होने पर, यह उन चैट्स का भी जवाब देता है जिन्हें आपकी टीम ने मैन्युअल पर छोड़ा था, और खुलने पर वे चैट्स मैन्युअल पर वापस आ जाते हैं। आपका समय नहीं बदलता। इसे चालू करने के लिए, दबाए रखें चालू करने के लिए दबाए रखें।
जब कोई अनुपस्थित हो: अनुपस्थितियाँ
यदि आपकी टीम का कोई आज, कुछ घंटे या कई दिन अनुपस्थित है, तो उस पर अनुपस्थिति चिह्नित करें। जब तक वह अनुपस्थित है, उसे ग्राहकों के सूचनाएँ या नई चैट्स नहीं मिलतीं, और शेड्यूल उसे अपॉइंटमेंट नहीं देता। यह उन सभी व्यवसायों में लागू होता है जहाँ वह है। यह सीढ़ी को छोड़ देता है और सूचना अगले स्तर पर चली जाती है, भले ही वह बैकअप का हिस्सा हो।
व्यवसाय › टीम › टीम का समय पर जाएँ और, व्यक्ति की पंक्ति में, अनुपस्थिति चिह्नित करें पर टैप करें। यह आपकी टीम › प्रबंधित करें में, अनुपस्थितियाँ अनुभाग में भी है।
आज, कई दिन (से और तक के साथ) या कुछ घंटे (से और तक के साथ) चुनें।
यदि चाहें, तो कारण (वैकल्पिक) चुनें: छुट्टियाँ, अक्षमता, काम या अन्य।
अनुपस्थिति चिह्नित करें पर टैप करें। व्यक्ति पर आज अनुपस्थित चिप लग जाती है।
इसे हटाने के लिए, हटाएँ पर टैप करें। इसे व्यक्ति स्वयं अपने ऊपर, या एक व्यवस्थापक या मालिक किसी पर भी चिह्नित कर सकता है। आप इसे TBit से चैट में भी माँग सकते हैं, जैसे: «डेनिएला आज नहीं आ रही»।
आज़माएँ में, कार्ड आपको बताता है: «आंद्रेस हिमेनेस आज अनुपस्थित है: यह आपके बैकअप, मौरिसियो वर्गास को सूचित करेगा।»
हर घंटे इसे आज़माएँ
आप इसे ऐसे आज़माते हैं जैसे आप एक ग्राहक हों। ऊपर बाईं ओर, नया थ्रेड के पास, आज़माएँ पर टैप करें और लिखें: «मुझे किसी से बात करनी है, मेरी एक चड्डी फट गई है»। आपका सहायक कहता है कि वह आपको टीम से जोड़ रहा है, और नीचे कार्ड यहाँ आपकी बातचीत आगे बढ़ेगी आपको दिखाता है कि उस पल किसे सूचित किया जाएगा। इसे दिन के अलग-अलग समय पर आज़माएँ।
सुबह: डेनिएला, ड्यूटी पर
सुबह 7:15 बजे यह डेनिएला को सूचित करेगा, जो ड्यूटी पर है। चूँकि उसके पास अभी ऐप नहीं है, यह उसे WhatsApp पर, रिसेप्शन के मोबाइल पर पहुँचेगा।
दोपहर में: मौरिसियो, बैकअप
12:00 बजे के बाद, क्लिनिक खुला है, लेकिन डेनिएला जा चुकी है और आंद्रेस अभी नहीं पहुँचा है। उसी सवाल के साथ, चूँकि ड्यूटी पर कोई नहीं है, सूचना मौरिसियो को पहुँचती है, जो आपका बैकअप है। मरीज़ को दोपहर के खाने के खत्म होने का इंतज़ार नहीं करना पड़ता।
रात में: आपका सहायक सेवा देता रहता है
शाम 6:10 बजे क्लिनिक बंद हो चुका है। एक मरीज़ लिखता है: «मैं किसी व्यक्ति से बात करना चाहता हूँ»। आपका सहायक कहता है कि वे कल सुबह 7:00 बजे उसकी सेवा करेंगे और वह उसकी मदद करता रहता है। कार्ड का नाम है समय के बाहर: आपका AI सेवा देता रहता है: यह रुकता नहीं, किसी को सौंपा नहीं जाता, उस समय किसी को सूचना नहीं मिलती और यह सूचनाओं में रहता है जब तक वे खोलें।
कि आपकी पूरी टीम के पास ऐप हो
ताकि सूचना तुरंत पहुँचे, आपकी पूरी टीम TBit ऐप इंस्टॉल करे, tbit.app/app पर। इस तरह WhatsApp सिर्फ बैकअप रहता है।
तीन सुझाव
अपनी टीम की असली शिफ्टें डालें, क्योंकि इस पर निर्भर करता है कि सूचना किसे पहुँचेगी।
ऐसा बैकअप चुनें जो हमेशा जवाब दे।
खोलते समय, घंटी देखें: रात में जो हुआ वह वहीं है।
हर चीज़ कहाँ है
समय-सारणी: व्यवसाय › टीम › टीम की समय-सारणी।
सूचनाओं के लिए WhatsApp: व्यवसाय › टीम › आपकी टीम › प्रबंधित करें।
बैकअप: आपकी AI › यह कैसी है और कैसे बोलती है › एस्केलेशन संपादित करें।
समय के बाहर सेवा: व्यवसाय › सेटिंग्स › समय के बाहर सेवा, या चैट में TBit से कहें।
अनुपस्थितियाँ: व्यवसाय › टीम › टीम की समय-सारणी › अनुपस्थिति चिह्नित करें, या चैट में TBit को बताएं कि कौन अनुपस्थित है।
ग्राहक की तरह आज़माएं: आज़माएं, ऊपर बाईं ओर, नया थ्रेड के पास।
सूचनाएं: घंटी।
आपका सहायक सेवा देता है, और जानता है किसे सूचित करना है।