अपने एजेंट की ट्रेनिंग और मेमोरीज़

ट्रेनिंग वह अहम निर्देश है जो आपके असिस्टेंट को आपकी सेल्स या सर्विस प्रक्रिया में गाइड करता है। यहीं आप तय करते हैं कि वह कैसे सोचता है, कैसे जवाब देता है और जानकारी कहाँ से लेता है।

वीडियो देखें: TBit Learning — अपने TBit को कैसे ट्रेन करें

प्रॉम्प्ट

सेटिंग्स → ट्रेनिंग → प्रॉम्प्ट → एडिट पर जाएँ। वहाँ आपको अपने बिज़नेस का विवरण दिखेगा जो AI ने आपका TBit बनाते समय अपने आप भर दिया था। प्रॉम्प्ट कोई चैट टेक्स्ट नहीं है: यह उन निर्देशों का सेट है जो AI के “दिमाग़” को प्रोग्राम करते हैं। इसे बनाने के लिए तय करें:

• पर्सनैलिटी और सीमाएँ: असिस्टेंट का टोन और उसके काम का दायरा।

• स्टेप-बाय-स्टेप सेल्स गाइड: बातचीत में उसे कौन-सा सटीक फ़्लो फ़ॉलो करना है।

• गोल्डन रूल्स: वे दिशानिर्देश जिन्हें उसे हमेशा मानना है।

• पाबंदियाँ: वे बातें जो उसे किसी भी हालत में नहीं करनी या कहनी चाहिए।

प्रॉम्प्ट एडिटर: आपके असिस्टेंट का ऑपरेटिंग दिमाग़।

एडवांस्ड सेटिंग्स

प्रॉम्प्ट के अंदर, एडवांस्ड सेटिंग्स → एडिट में आप व्यवहार के दो स्तंभ तय करते हैं:

• समाधान नीति: यह कैसे प्रतिक्रिया देता है, इसकी क्या सीमाएँ हैं और यह कब किसी इंसान को स्थानांतरित करता है। उदाहरण: “अगर ग्राहक रिफंड मांगता है, तो उससे कहें कि आप मामले की जाँच करेंगे, रिफंड का वादा न करें और चैट को सपोर्ट को स्थानांतरित करें।”

• प्रतिक्रिया शैली: लहजा, लंबाई और औपचारिकता। उदाहरण: “पेशेवर लेकिन मिलनसार लहजा, बिना तकनीकी शब्दों के, अधिकतम तीन पंक्तियों के पैराग्राफ। अगर ग्राहक कैपिटल में लिखता है या नाराज़गी दिखाता है, तो सहानुभूति को प्राथमिकता दें।”

ड्राफ्ट/पब्लिश और उन्नत सेटिंग्स के साथ प्रॉम्प्ट एडिटर।

मेमोरीज़

मेमोरीज़ आपके सहायक का दिमाग और ज्ञान का आधार हैं: यह वह विशेष जगह है जहाँ से यह जवाब देने के लिए जानकारी निकालता है। इसमें अक्सर पूछे जाने वाले सवाल, सेवाएँ, कीमतें, समय या शिपिंग नीतियाँ शामिल हैं।

सुनहरा नियम

सहायक को इस आधार को देखने के लिए, मुख्य प्रॉम्प्ट में स्पष्ट रूप से “अपनी मेमोरीज़ का उपयोग करें” निर्देश शामिल करें। अपने FAQ, उत्पाद PDF, समय और शिपिंग या वापसी नीतियाँ इकट्ठा करें।

प्रशिक्षण मेमोरीज़: एजेंट का ज्ञान आधार।

विश्लेषण करें

विश्लेषण करें अनुभाग सभी लोड की गई जानकारी की समीक्षा करता है और आपको सुधार के सुझाव देता है ताकि आपका TBit बेहतर जवाब दे। इन्हें एक गाइड की तरह लें: विश्लेषण सुझाव देता है, लेकिन आप अपने व्यवसाय को जानते हैं। अगर कोई चीज़ जो आप जानते हैं कि महत्वपूर्ण है (समय, नीति) प्रॉम्प्ट में नहीं दिखती, तो इसे जोड़ें भले ही विश्लेषण इसके लिए न कहे।

विश्लेषण करें: देखें कि आपका एजेंट कितना प्रशिक्षित है और सुझाव दें।

बिना डर के आज़माएँ: ड्राफ्ट और पब्लिश

आपको “पहली बार में सही” होने की ज़रूरत नहीं है। प्रॉम्प्ट में आपके द्वारा किया गया हर बदलाव स्वचालित रूप से ड्राफ्ट के रूप में सहेजा जाता है, बिना आपके वास्तविक ग्राहकों को प्रभावित किए। इस तरह आप बेफिक्र होकर सुधार कर सकते हैं:

1. आप प्रॉम्प्ट (या मेमोरीज़) संपादित करते हैं और बदलाव ड्राफ्ट में रहता है।

2. आप अपनी टेस्ट लाइन (आपका व्यक्तिगत WhatsApp) से लिखते हैं: एजेंट नए निर्देशों के साथ जवाब देता है, केवल आपके लिए।

3. जब आप संतुष्ट हों, तो प्रोडक्शन में पब्लिश करें पर क्लिक करें और तभी बदलाव सभी पर लागू होता है।

सुधार एक अभ्यास है

प्रॉम्प्ट को बेहतर बनाना अभ्यास से होता है: आप लिखते हैं, परखते हैं, कोई विरोधाभास या फिसलती हुई प्रतिक्रिया पकड़ते हैं, समायोजित करते हैं और फिर परखते हैं। ड्राफ्ट ठीक इसी के लिए है: वास्तविक संचालन पर बिना जोखिम के प्रयोग करना।

खुद को वर्चुअल असिस्टेंट के रूप में पेश करे

प्रॉम्प्ट में सेट करें कि एजेंट शुरू से ही खुद को वर्चुअल असिस्टेंट के रूप में पहचाने, ताकि ग्राहक के साथ सही अपेक्षा तय हो। “सलाहकार” शब्द तब के लिए रखें जब आप वाकई बातचीत किसी टीम के व्यक्ति को स्थानांतरित करें।