Rappels de rendez-vous par WhatsApp : comment ça marche et quoi configurer | TBit

Les rendez-vous auxquels le client ne se présente pas ("no-shows") coûtent du temps et de l'argent. Un rappel envoyé à temps est la façon la plus simple de les réduire. Dans TBit, lorsqu'un rendez-vous est confirmé, le système peut envoyer des rappels automatiques par WhatsApp au client et, en plus, prévenir ton équipe dans l'application.

Comment fonctionnent les rappels ?

Lorsqu'un rendez-vous est confirmé, TBit programme les rappels automatiquement. Ils sont configurables : tu peux choisir combien en envoyer et avec combien d'avance (par exemple, un 24 heures avant et un autre 2 heures avant). Il y a deux destinataires différents :

• Le client, par WhatsApp, avec la date et l'heure de son rendez-vous.
• Ton équipe, avec une notification interne dans l'app (cloche + push) pour le collaborateur assigné et les administrateurs.

Ces deux canaux sont indépendants : la notification interne à ton équipe arrive toujours parce que c'est TBit qui la contrôle. Le rappel par WhatsApp, en revanche, dépend de deux configurations qui dépendent de Meta.

Ce dont tu as besoin pour envoyer des rappels par WhatsApp

1. Un moyen de paiement sur ta ligne WhatsApp

Meta facture les rappels comme des conversations de type utility (utilitaires). Si ta ligne WhatsApp n'a pas de moyen de paiement configuré dans le Gestionnaire WhatsApp (WhatsApp Manager / Configuration de l'entreprise sur Meta), Meta ne livrera pas ces messages. Configurer le moyen de paiement est la première étape pour que les rappels arrivent au client.

2. Configurer les notifications

Dans la configuration d'agenda de ton agent, active les rappels, choisis l'avance (par exemple 24 h et 2 h avant) et sélectionne le modèle qui sera envoyé.

Modèles : utilise le nôtre ou crée le tien

Option recommandée : le modèle par défaut

TBit inclut un modèle de rappel en catégorie "Utility", pré-approuvé et prêt à l'emploi. C'est l'option la plus sûre : il a un langage transactionnel, un bon taux de livraison et le coût le plus bas. Si tu ne veux pas te compliquer, utilise celui-ci.

Option avancée : ton propre modèle

Tu peux aussi créer ton propre modèle avec l'éditeur. Garde en tête un risque important : si ton modèle inclut un langage promotionnel (réductions, appels à l'action de vente, trop d'emojis), Meta peut le recatégoriser en "Marketing". Quand cela arrive :

• Le taux de livraison est plus bas.
• Le coût par message est plus élevé.
• Cela exige que le client ait donné son consentement (opt-in) pour recevoir du marketing.

Recommandation : garde le message purement informatif (nom, date, heure et lieu du rendez-vous) pour conserver la catégorie "Utility".

Et si un rappel ne s'envoie pas ?

Si un rappel par WhatsApp ne peut pas être livré, parce que la ligne n'a pas de moyen de paiement, parce que le modèle a été recatégorisé en marketing ou à cause d'une autre erreur, TBit te prévient avec une notification au propriétaire du compte (e-mail, push et cloche dans l'app), en indiquant le motif pour que tu puisses le corriger. Pendant ce temps, les rappels internes à ton équipe continuent de fonctionner normalement.

Bonnes pratiques

• Configure le moyen de paiement de la ligne avant d'activer les rappels.
• Commence avec le modèle par défaut et personnalise-le seulement si tu en as besoin.
• Si tu crées ton modèle, évite le langage de vente pour ne pas tomber dans "Marketing".
• Utilise deux rappels (un la veille et un autre quelques heures avant) pour réduire les no-shows sans saturer le client.