تذكيرات المواعيد عبر واتساب: كيف تعمل وما الذي يجب إعداده | TBit

المواعيد التي لا يحضرها العميل ("no-shows") تكلّف وقتاً ومالاً. والتذكير الذي يُرسل في الوقت المناسب هو أبسط طريقة لتقليلها. في TBit، عند تأكيد موعد، يمكن للنظام أن يرسل تذكيرات تلقائية عبر WhatsApp إلى العميل، وأن ينبّه فريقك أيضاً داخل التطبيق.

كيف تعمل التذكيرات؟

عند تأكيد موعد، يجدول TBit التذكيرات تلقائياً. وهي قابلة للضبط: يمكنك اختيار كم تذكيراً ترسل وقبل كم من الوقت (مثلاً واحد قبل 24 ساعة وآخر قبل ساعتين). وهناك مستلمان مختلفان:

• العميل، عبر WhatsApp، مع تاريخ موعده ووقته.
• فريقك، عبر إشعار داخلي في التطبيق (جرس + إشعار فوري) للموظف المعني والمسؤولين.

هاتان القناتان مستقلتان: الإشعار الداخلي لفريقك يصل دائماً لأن TBit هو من يتحكم به. أما التذكير عبر WhatsApp فيعتمد على إعدادين يتبعان Meta.

ما تحتاجه لإرسال التذكيرات عبر WhatsApp

1. طريقة دفع على خط WhatsApp الخاص بك

تحسب Meta على التذكيرات كرسائل من نوع utility (خدمية). إذا لم يكن لخط WhatsApp الخاص بك طريقة دفع مضبوطة في مدير WhatsApp (WhatsApp Manager / إعدادات النشاط التجاري في Meta)، فلن تسلّم Meta هذه الرسائل. ضبط طريقة الدفع هو الخطوة الأولى ليصل التذكير إلى العميل.

2. ضبط الإشعارات

داخل إعدادات جدول وكيلك، فعّل التذكيرات، واختر المدة المسبقة (مثلاً 24 ساعة وساعتين قبل الموعد)، وحدّد القالب الذي سيُرسل.

القوالب: استخدم قالبنا أو أنشئ قالبك

الخيار الموصى به: القالب الافتراضي

يتضمن TBit قالب تذكير في فئة "Utility"، معتمد مسبقاً وجاهز للاستخدام. وهو الخيار الأكثر أماناً: لغته معاملاتية، ومعدل تسليمه جيد، وتكلفته الأقل. إذا لم ترغب في التعقيد، استخدم هذا القالب.

الخيار المتقدم: قالبك الخاص

يمكنك أيضاً إنشاء قالبك الخاص بالمحرر. وانتبه إلى خطر مهم: إذا تضمّن قالبك لغة ترويجية (خصومات، دعوات للشراء، رموز تعبيرية كثيرة)، فقد تعيد Meta تصنيفه كـ "Marketing". وعندما يحدث ذلك:

• معدل التسليم يصبح أقل.
• تكلفة الرسالة تصبح أعلى.
• يتطلب أن يكون العميل قد منح موافقته (opt-in) لتلقي التسويق.

التوصية: أبقِ الرسالة إخبارية بحتة (الاسم، التاريخ، الوقت ومكان الموعد) للحفاظ على فئة "Utility".

وماذا لو لم يُرسَل تذكير؟

إذا تعذّر تسليم تذكير عبر WhatsApp، سواء لأن الخط لا يحتوي على طريقة دفع، أو لأن القالب أُعيد تصنيفه كتسويق، أو بسبب خطأ آخر، فإن TBit ينبّهك بإشعار إلى صاحب الحساب (بريد إلكتروني، وإشعار فوري، وجرس في التطبيق)، موضحًا السبب حتى تتمكن من تصحيحه. وفي هذه الأثناء، تستمر التذكيرات الداخلية لفريقك في العمل بشكل طبيعي.

ممارسات جيدة

• اضبط طريقة دفع الخط قبل تفعيل التذكيرات.
• ابدأ بالقالب الافتراضي وخصّصه فقط إذا احتجت إلى ذلك.
• إذا أنشأت قالبك الخاص، فتجنّب لغة البيع حتى لا يقع ضمن "التسويق".
• استخدم تذكيرين (واحد في اليوم السابق وآخر قبل ساعات) لتقليل حالات عدم الحضور دون إرهاق العميل.