Terminerinnerungen per WhatsApp: So funktionieren sie und was du einstellen musst | TBit

Nicht wahrgenommene Termine ("No-Shows") kosten Zeit und Geld. Eine rechtzeitig versendete Erinnerung ist der einfachste Weg, sie zu reduzieren. In TBit kann das System bei Bestätigung eines Termins automatische Erinnerungen per WhatsApp an den Kunden senden und zusätzlich dein Team innerhalb der App benachrichtigen.

Wie funktionieren die Erinnerungen?

Bei Bestätigung eines Termins plant TBit die Erinnerungen automatisch ein. Sie sind konfigurierbar: Du kannst wählen, wie viele du senden möchtest und mit wie viel Vorlauf (zum Beispiel eine 24 Stunden vorher und eine 2 Stunden vorher). Es gibt zwei verschiedene Empfänger:

• Den Kunden, per WhatsApp, mit Datum und Uhrzeit seines Termins.
• Dein Team, mit einer internen Benachrichtigung in der App (Glocke + Push) für den zugewiesenen Mitarbeiter und die Administratoren.

Diese beiden Kanäle sind unabhängig: Die interne Benachrichtigung an dein Team kommt immer an, weil TBit sie steuert. Die WhatsApp-Erinnerung hängt dagegen von zwei Einstellungen ab, die von Meta abhängen.

Was du brauchst, um Erinnerungen per WhatsApp zu senden

1. Eine Zahlungsmethode für deine WhatsApp-Nummer

Meta berechnet Erinnerungen als Konversationen vom Typ Utility (utilitär). Wenn deine WhatsApp-Nummer keine im WhatsApp Manager (WhatsApp Manager / Unternehmenseinstellungen bei Meta) konfigurierte Zahlungsmethode hat, wird Meta diese Nachrichten nicht zustellen. Die Zahlungsmethode einzurichten ist der erste Schritt, damit die Erinnerungen beim Kunden ankommen.

2. Die Benachrichtigungen konfigurieren

Aktiviere in den Kalendereinstellungen deines Agenten die Erinnerungen, wähle den Vorlauf (zum Beispiel 24 h und 2 h vorher) und wähle die Vorlage aus, die gesendet werden soll.

Vorlagen: Nutze unsere oder erstelle deine eigene

Empfohlene Option: die Standardvorlage

TBit enthält eine Erinnerungsvorlage in der Kategorie "Utility", vorab genehmigt und einsatzbereit. Sie ist die sicherste Option: Sie hat eine transaktionale Sprache, eine gute Zustellrate und die niedrigsten Kosten. Wenn du es einfach halten möchtest, nutze diese.

Erweiterte Option: deine eigene Vorlage

Du kannst auch deine eigene Vorlage mit dem Editor erstellen. Beachte ein wichtiges Risiko: Wenn deine Vorlage werbliche Sprache enthält (Rabatte, Verkaufs-Calls-to-Action, zu viele Emojis), kann Meta sie als "Marketing" umkategorisieren. Wenn das passiert:

• Die Zustellrate ist niedriger.
• Die Kosten pro Nachricht sind höher.
• Es erfordert, dass der Kunde sein Einverständnis (Opt-in) für den Erhalt von Marketing gegeben hat.

Empfehlung: Halte die Nachricht rein informativ (Name, Datum, Uhrzeit und Ort des Termins), um die Kategorie "Utility" beizubehalten.

Was passiert, wenn eine Erinnerung nicht gesendet wird?

Wenn eine WhatsApp-Erinnerung nicht zugestellt werden kann, weil die Leitung keine Zahlungsmethode hat, weil die Vorlage als Marketing neu kategorisiert wurde oder wegen eines anderen Fehlers, informiert TBit dich mit einer Benachrichtigung an den Kontoinhaber (E-Mail, Push und Glocke in der App) und nennt den Grund, damit du es korrigieren kannst. In der Zwischenzeit funktionieren die internen Erinnerungen an dein Team weiterhin normal.

Bewährte Vorgehensweisen

• Richte die Zahlungsmethode der Leitung ein, bevor du die Erinnerungen aktivierst.
• Beginne mit der Standardvorlage und passe sie nur an, wenn du es brauchst.
• Wenn du deine eigene Vorlage erstellst, vermeide Verkaufssprache, um nicht unter "Marketing" zu fallen.
• Nutze zwei Erinnerungen (eine am Vortag und eine wenige Stunden vorher), um No-Shows zu reduzieren, ohne den Kunden zu überlasten.