Recordatorios de citas por WhatsApp: cómo funcionan y qué configurar | TBit

Las citas a las que el cliente no se presenta ("no-shows") cuestan tiempo y dinero. Un recordatorio enviado a tiempo es la forma más simple de reducirlas. En TBit, cuando se confirma una cita, el sistema puede enviar recordatorios automáticos por WhatsApp al cliente y, además, avisar a tu equipo dentro de la aplicación.

¿Cómo funcionan los recordatorios?

Al confirmarse una cita, TBit programa los recordatorios automáticamente. Son configurables: puedes elegir cuántos enviar y con cuánta anticipación (por ejemplo, uno 24 horas antes y otro 2 horas antes). Hay dos destinatarios distintos:

• El cliente, por WhatsApp, con la fecha y hora de su cita.
• Tu equipo, con una notificación interna en la app (campana + push) para el colaborador asignado y los administradores.

Estos dos canales son independientes: la notificación interna a tu equipo siempre llega porque la controla TBit. El recordatorio por WhatsApp, en cambio, depende de dos configuraciones que dependen de Meta.

Qué necesitas para enviar recordatorios por WhatsApp

1. Un método de pago en tu línea de WhatsApp

Meta cobra los recordatorios como conversaciones de tipo utility (utilitarias). Si tu línea de WhatsApp no tiene un método de pago configurado en el Administrador de WhatsApp (WhatsApp Manager / Configuración de la empresa en Meta), Meta no entregará estos mensajes. Configurar el método de pago es el primer paso para que los recordatorios lleguen al cliente.

2. Configurar las notificaciones

Dentro de la configuración de agenda de tu agente activa los recordatorios, elige la anticipación (por ejemplo 24 h y 2 h antes) y selecciona la plantilla que se enviará.

Plantillas: usa la nuestra o crea la tuya

Opción recomendada: la plantilla por defecto

TBit incluye una plantilla de recordatorio en categoría "Utility", pre-aprobada y lista para usar. Es la opción más segura: tiene un lenguaje transaccional, una buena tasa de entrega y el costo más bajo. Si no quieres complicarte, usa esta.

Opción avanzada: tu propia plantilla

También puedes crear tu propia plantilla con el editor. Ten en cuenta un riesgo importante: si tu plantilla incluye lenguaje promocional (descuentos, llamados a la acción de venta, demasiados emojis), Meta puede recategorizarla como "Marketing". Cuando eso ocurre:

• La tasa de entrega es más baja.
• El costo por mensaje es mayor.
• Requiere que el cliente haya dado su consentimiento (opt-in) para recibir marketing.

Recomendación: mantén el mensaje puramente informativo (nombre, fecha, hora y lugar de la cita) para conservar la categoría "Utility".

¿Y si un recordatorio no se envía?

Si un recordatorio por WhatsApp no se puede entregar —porque la línea no tiene método de pago, porque la plantilla fue recategorizada como marketing o por otro error— TBit te avisa con una notificación al dueño de la cuenta (correo, push y campana en la app), indicando el motivo para que puedas corregirlo. Mientras tanto, los recordatorios internos a tu equipo siguen funcionando con normalidad.

Buenas prácticas

• Configura el método de pago de la línea antes de activar los recordatorios.
• Empieza con la plantilla por defecto y personalízala solo si lo necesitas.
• Si creas tu plantilla, evita lenguaje de venta para no caer en "Marketing".
• Usa dos recordatorios (uno el día anterior y otro horas antes) para reducir los no-shows sin saturar al cliente.