Promemoria appuntamenti su WhatsApp: come funzionano e cosa configurare | TBit

Gli appuntamenti a cui il cliente non si presenta ("no-show") costano tempo e denaro. Un promemoria inviato in tempo è il modo più semplice per ridurli. In TBit, quando un appuntamento viene confermato, il sistema può inviare promemoria automatici su WhatsApp al cliente e, inoltre, avvisare il tuo team all'interno dell'app.

Come funzionano i promemoria?

Quando un appuntamento viene confermato, TBit programma i promemoria automaticamente. Sono configurabili: puoi scegliere quanti inviarne e con quanto anticipo (per esempio, uno 24 ore prima e uno 2 ore prima). Ci sono due destinatari diversi:

• Il cliente, su WhatsApp, con la data e l'ora del suo appuntamento.
• Il tuo team, con una notifica interna nell'app (campana + push) per il collaboratore assegnato e gli amministratori.

Questi due canali sono indipendenti: la notifica interna al tuo team arriva sempre perché la controlla TBit. Il promemoria su WhatsApp, invece, dipende da due configurazioni che dipendono da Meta.

Cosa ti serve per inviare promemoria su WhatsApp

1. Un metodo di pagamento sulla tua linea WhatsApp

Meta addebita i promemoria come conversazioni di tipo utility (utilitarie). Se la tua linea WhatsApp non ha un metodo di pagamento configurato in WhatsApp Manager (WhatsApp Manager / Configurazione aziendale su Meta), Meta non consegnerà questi messaggi. Configurare il metodo di pagamento è il primo passo perché i promemoria arrivino al cliente.

2. Configurare le notifiche

Nella configurazione dell'agenda del tuo agente attiva i promemoria, scegli l'anticipo (per esempio 24 h e 2 h prima) e seleziona il template che verrà inviato.

Template: usa il nostro o crea il tuo

Opzione consigliata: il template predefinito

TBit include un template di promemoria in categoria "Utility", pre-approvato e pronto all'uso. È l'opzione più sicura: ha un linguaggio transazionale, un buon tasso di consegna e il costo più basso. Se non vuoi complicarti, usa questo.

Opzione avanzata: il tuo template

Puoi anche creare il tuo template con l'editor. Tieni presente un rischio importante: se il tuo template include linguaggio promozionale (sconti, inviti all'azione di vendita, troppe emoji), Meta può ricategorizzarlo come "Marketing". Quando succede:

• Il tasso di consegna è più basso.
• Il costo per messaggio è maggiore.
• Richiede che il cliente abbia dato il suo consenso (opt-in) per ricevere marketing.

Consiglio: mantieni il messaggio puramente informativo (nome, data, ora e luogo dell'appuntamento) per conservare la categoria "Utility".

E se un promemoria non viene inviato?

Se un promemoria su WhatsApp non può essere consegnato, perché la linea non ha un metodo di pagamento, perché il template è stato ricategorizzato come marketing o per un altro errore, TBit ti avvisa con una notifica al proprietario dell'account (email, push e campanella nell'app), indicando il motivo così puoi correggerlo. Nel frattempo, i promemoria interni al tuo team continuano a funzionare normalmente.

Buone pratiche

• Configura il metodo di pagamento della linea prima di attivare i promemoria.
• Inizia con il template predefinito e personalizzalo solo se ti serve.
• Se crei il tuo template, evita un linguaggio di vendita per non finire in "Marketing".
• Usa due promemoria (uno il giorno prima e uno qualche ora prima) per ridurre i no-show senza sovraccaricare il cliente.