Lembretes de agendamento pelo WhatsApp: como funcionam e o que configurar | TBit

Os agendamentos em que o cliente não comparece ("no-shows") custam tempo e dinheiro. Um lembrete enviado na hora certa é a forma mais simples de reduzi-los. No TBit, quando um agendamento é confirmado, o sistema pode enviar lembretes automáticos pelo WhatsApp para o cliente e, além disso, avisar sua equipe dentro do aplicativo.

Como funcionam os lembretes?

Ao confirmar um agendamento, o TBit programa os lembretes automaticamente. Eles são configuráveis: você pode escolher quantos enviar e com quanta antecedência (por exemplo, um 24 horas antes e outro 2 horas antes). Há dois destinatários diferentes:

• O cliente, pelo WhatsApp, com a data e a hora do agendamento.
• Sua equipe, com uma notificação interna no app (sino + push) para o colaborador designado e os administradores.

Esses dois canais são independentes: a notificação interna para sua equipe sempre chega porque é o TBit que a controla. Já o lembrete pelo WhatsApp depende de duas configurações que dependem da Meta.

O que você precisa para enviar lembretes pelo WhatsApp

1. Um método de pagamento na sua linha do WhatsApp

A Meta cobra os lembretes como conversas do tipo utility (utilitárias). Se sua linha do WhatsApp não tiver um método de pagamento configurado no Gerenciador do WhatsApp (WhatsApp Manager / Configurações da empresa na Meta), a Meta não entregará essas mensagens. Configurar o método de pagamento é o primeiro passo para que os lembretes cheguem ao cliente.

2. Configurar as notificações

Dentro das configurações de agenda do seu agente, ative os lembretes, escolha a antecedência (por exemplo, 24 h e 2 h antes) e selecione o modelo que será enviado.

Modelos: use o nosso ou crie o seu

Opção recomendada: o modelo padrão

O TBit inclui um modelo de lembrete na categoria "Utility", pré-aprovado e pronto para usar. É a opção mais segura: tem uma linguagem transacional, uma boa taxa de entrega e o custo mais baixo. Se você não quer complicação, use este.

Opção avançada: seu próprio modelo

Você também pode criar seu próprio modelo com o editor. Considere um risco importante: se o seu modelo incluir linguagem promocional (descontos, chamadas para ação de venda, muitos emojis), a Meta pode recategorizá-lo como "Marketing". Quando isso acontece:

• A taxa de entrega é mais baixa.
• O custo por mensagem é maior.
• Exige que o cliente tenha dado o consentimento (opt-in) para receber marketing.

Recomendação: mantenha a mensagem puramente informativa (nome, data, hora e local do agendamento) para conservar a categoria "Utility".

E se um lembrete não for enviado?

Se um lembrete por WhatsApp não puder ser entregue, porque a linha não tem método de pagamento, porque o modelo foi recategorizado como marketing ou por outro erro, o TBit te avisa com uma notificação para o dono da conta (e-mail, push e sino no app), indicando o motivo para que você possa corrigir. Enquanto isso, os lembretes internos para a sua equipe continuam funcionando normalmente.

Boas práticas

• Configure o método de pagamento da linha antes de ativar os lembretes.
• Comece com o modelo padrão e personalize só se precisar.
• Se você criar seu modelo, evite linguagem de venda para não cair em "Marketing".
• Use dois lembretes (um no dia anterior e outro horas antes) para reduzir os no-shows sem saturar o cliente.