Afspraakherinneringen via WhatsApp: hoe ze werken en wat je moet instellen | TBit

Afspraken waar de klant niet komt opdagen ("no-shows") kosten tijd en geld. Een herinnering die op tijd wordt verstuurd, is de eenvoudigste manier om ze te verminderen. In TBit kan het systeem, zodra een afspraak is bevestigd, automatische herinneringen via WhatsApp naar de klant sturen en daarnaast je team in de app waarschuwen.

Hoe werken de herinneringen?

Zodra een afspraak wordt bevestigd, plant TBit de herinneringen automatisch in. Ze zijn instelbaar: je kunt kiezen hoeveel je er verstuurt en met hoeveel voorloop (bijvoorbeeld één 24 uur van tevoren en één 2 uur van tevoren). Er zijn twee verschillende ontvangers:

• De klant, via WhatsApp, met de datum en tijd van de afspraak.
• Je team, met een interne melding in de app (bel + push) voor de toegewezen medewerker en de beheerders.

Deze twee kanalen zijn onafhankelijk: de interne melding naar je team komt altijd aan, want TBit beheert die. De herinnering via WhatsApp hangt daarentegen af van twee instellingen die van Meta afhangen.

Wat je nodig hebt om herinneringen via WhatsApp te versturen

1. Een betaalmethode op je WhatsApp-lijn

Meta rekent herinneringen als gesprekken van het type utility (utilitair). Als je WhatsApp-lijn geen betaalmethode heeft die is ingesteld in WhatsApp Manager (WhatsApp Manager / Bedrijfsinstellingen in Meta), levert Meta deze berichten niet af. De betaalmethode instellen is de eerste stap zodat de herinneringen de klant bereiken.

2. De meldingen instellen

Activeer in de agenda-instellingen van je agent de herinneringen, kies de voorloop (bijvoorbeeld 24 u en 2 u van tevoren) en selecteer de template die wordt verstuurd.

Templates: gebruik de onze of maak je eigen template

Aanbevolen optie: de standaardtemplate

TBit bevat een herinneringstemplate in de categorie "Utility", vooraf goedgekeurd en klaar voor gebruik. Het is de veiligste optie: met transactionele taal, een goede afleveringsratio en de laagste kosten. Als je het jezelf niet moeilijk wilt maken, gebruik dan deze.

Geavanceerde optie: je eigen template

Je kunt ook je eigen template maken met de editor. Houd rekening met een belangrijk risico: als je template promotionele taal bevat (kortingen, verkoopgerichte call-to-actions, te veel emoji's), kan Meta die hercategoriseren als "Marketing". Wanneer dat gebeurt:

• De afleveringsratio is lager.
• De kosten per bericht zijn hoger.
• Het vereist dat de klant zijn toestemming (opt-in) heeft gegeven om marketing te ontvangen.

Aanbeveling: houd het bericht puur informatief (naam, datum, tijd en locatie van de afspraak) om de categorie "Utility" te behouden.

En als een herinnering niet verzonden wordt?

Als een herinnering via WhatsApp niet bezorgd kan worden, omdat de lijn geen betaalmethode heeft, omdat de template is gehercategoriseerd als marketing of door een andere fout, dan waarschuwt TBit je met een melding aan de eigenaar van het account (e-mail, push en bel in de app), met de reden erbij zodat je het kunt oplossen. Ondertussen blijven de interne herinneringen aan je team gewoon werken.

Goede gewoontes

• Stel de betaalmethode van de lijn in voordat je de herinneringen activeert.
• Begin met de standaardtemplate en pas die alleen aan als je het nodig hebt.
• Als je je eigen template maakt, vermijd dan verkooptaal om niet in "Marketing" te belanden.
• Gebruik twee herinneringen (een de dag ervoor en een paar uur van tevoren) om no-shows te verminderen zonder de klant te overbelasten.