Contacteigendom per teamlid: elke adviseur ziet alleen het zijne

Elke adviseur met het zijne. De eigenaar met alles.

Contacteigendom bepaalt wie wie ziet. Zet het aan in het profiel van een teamlid en die persoon ziet alleen nog de contacten die hij bedient: zijn chats, zijn klanten, zijn funnel, zijn taken en zijn bestellingen. De eigenaar en volledige beheerders blijven het hele bedrijf zien. De grens zit niet in het scherm, maar op de server: hij geldt hetzelfde op het web, in de mobiele app, wanneer je je TBit via chat vraagt en wanneer iemand via de API opvraagt.

Bekijk het in drie minuten

Ana, Bruno en Carla werken in hetzelfde account. Kijk wat elk van hen ziet.

Voor wie is het

Als er meer dan één persoon in je account klanten te woord staat, brengt de toewijzing orde in de inbox zonder dat iemand informatie kwijtraakt.

Het is iets voor jou als

• Je een commercieel team hebt met meerdere adviseurs en ieder zijn eigen portefeuille beheert.

• Je verkoopt met adviseurs per regio of per product: vastgoed, autodealer, verzekeringen, onderwijs.

• Je commissie per afsluiting betaalt en het duidelijk moet zijn wie wie heeft geholpen.

• Je inbox zo veel chats heeft dat elke adviseur tijd verliest met het zoeken naar de zijne.

Wat het niet is

• Het is geen privacy tegenover de eigenaar. De eigenaar en de volledige beheerders lezen altijd alle gesprekken.

• Het verbergt de totalen van het bedrijf niet. De cijfers en de fasen van de funnel blijven voor iedereen compleet.

• Het is niet de controle over de agenda. Wie alleen afspraken inplant, heeft al zijn eigen recht om enkel zijn afspraken te zien.

Hoe je het activeert, stap voor stap

Je zet het persoon per persoon aan, vanuit de kaart van elk lid. In het voorbeeldaccount is Ana de eigenaar van Inmobiliaria Horizonte en ze zet de toewijzing aan voor Bruno, een van haar adviseurs.

1. Ga naar Bedrijf / Team. Log in als eigenaar of beheerder en open Bedrijf / Team in het menu aan de linkerkant. Daar staat de lijst van alle mensen met toegang tot het account.

2. Open de kaart van het lid. Klik op de persoon voor wie je de toewijzing wilt aanzetten. Rechts opent zijn kaart, met zijn uren, zijn agenda, zijn diensten en zijn rechten.

3. Zet «Alleen contacten zien die hij/zij behandelt» aan. Ga naar de sectie Contacten en zet de schakelaar om. Vanaf dat moment ziet die persoon alleen de contacten waarvoor hij verantwoordelijk is.

4. Laat TBit de nieuwe gesprekken verdelen. De eerste keer dat je de toewijzing in het account aanzet, activeert TBit ook het automatisch toewijzen van nieuwe gesprekken: elke chat die binnenkomt heeft vanaf het eerste bericht een verantwoordelijke, zo blijft niemand zonder eigenaar.

5. Bewaar. Klik op Bewaren en klaar. De wijziging gaat onmiddellijk in, overal en zonder dat de persoon opnieuw moet inloggen.

Wat iedereen ziet

Bij Inmobiliaria Horizonte is Ana de eigenaar, Diego de manager met volledige toegang, en Bruno en Carla zijn adviseurs met de toewijzing aan.

• Ana, de eigenaar: Alles: elke chat, elke klant, elke kaart van de funnel, elke taak en elke bestelling van het account. Ze wijst ook toe en herverdeelt naar wie ze maar wil.

• Diego, volledige beheerder: Hetzelfde als Ana. Een beheerder die alle contacten ziet, is degene die het werk van het team verdeelt.

• Bruno en Carla, adviseurs met eigendom: Alleen hun contacten, op alle vijf de schermen: inbox, klanten, funnel, taken en bestellingen. De bedrijfstotalen en de funnel-fases blijven ze volledig zien.

• Een contact dat nog geen eigenaar heeft: Alleen degenen die alles zien, zien het, totdat de automatische toewijzing het verdeelt of een beheerder het handmatig toewijst.

Een contact overdragen aan een collega

Wanneer een klant bij iemand anders hoort, omdat hij van regio is veranderd, omdat degene die hem hielp op vakantie is, of omdat iemand anders de afsluiting doet, gaat de overdracht via hetzelfde gesprek.

Open de chat, klik op de chip van de verantwoordelijke en kies 'Overdragen aan...'. Je ziet de lijst met collega's: kies er een en het contact gaat naar hem toe.

Na de overdracht zie je dat contact niet meer. Degene die het ontvangt, krijgt een melding en opent het met alles erop en eraan: het volledige gesprek, de samenvatting van de klant en de notities van het team. Niets blijft achter en niemand hoeft screenshots via een andere weg door te sturen.

Wie alles ziet, de eigenaar en de volledige beheerders, wijst toe en herverdeelt zonder iemand om toestemming te vragen.

Privé-funnels, voor wat niet van iedereen is

Soms is het probleem niet de contacten maar het hele bord: een portefeuille investeerders, een project dat nog niet aangekondigd is, een speciale prijslijst.

Ga naar Pipeline, open Instellingen, ga naar Zichtbaarheid en vink 'Privé' aan. Kies de mensen die wel mogen binnenkomen en sla op. Voor de anderen bestaat die funnel simpelweg niet: hij verschijnt niet in de tabbalk en opent niet via de link.

De bedrijfstotalen veranderen niet. Wat in een privé-funnel wordt verkocht, telt nog steeds mee in de cijfers van het volledige account.

Wat gebeurt er als iemand een contact zoekt dat hij niet behandelt

Het verschijnt niet. Niet door de naam in de zoeker te typen, niet door de link van het gesprek te plakken, en niet via de mobiele app. Voor die persoon staat die klant niet in het account.

Het enige dat wel gebeurt, is om duplicaten te voorkomen: als een adviseur een telefoonnummer aanmaakt of importeert dat al door een collega wordt behandeld, waarschuwt TBit 'Carla behandelt dit al' en maakt geen nieuw contact aan. Hij ziet de naam van degene die het behandelt, zodat hij weet met wie hij moet praten, maar ziet niet de fiche of het gesprek.

Activeer het vandaag

Het staat al in je account, zonder extra kosten en zonder iets te migreren. Ga naar binnen, open de fiche van een adviseur en zet de schakelaar aan. Naar mijn account. Wil je liever dat we het samen opzetten? Schrijf naar support