Tu consultorio agenda citas por WhatsApp y deja de perder pacientes

El riesgo no está en que la IA conteste: está en cómo se usa el canal. Por eso TBit trabaja sobre el canal oficial de WhatsApp Business de Meta y no sobre un celular con un programa pegado. Dentro de las 24 horas siguientes al mensaje del paciente el agente responde libre. Fuera de esa ventana, las confirmaciones y los recordatorios salen con plantillas aprobadas por Meta en categoría de utilidad, que es exactamente el uso para el que Meta las creó. Lo que Meta castiga es mandar promoción a gente que nunca te escribió, y eso es una decisión tuya, no del sistema. Ninguna herramienta puede garantizarte que Meta nunca revise una cuenta, pero usar el canal oficial y plantillas de utilidad es la forma de estar del lado correcto de sus reglas.

No. La prueba es gratis y trae acceso a toda la plataforma, incluido el agendamiento, los recordatorios y la conexión opcional con Google Calendar, sin tarjeta de crédito al registrarte. Tampoco hay un cobro sorpresa cuando la prueba termina: si no eliges un plan, simplemente se detiene. Los planes de pago, con el precio y la energía que trae cada uno, están en el bloque de precios de esta página.

Sí, y ahí es donde más se nota. Cada profesional tiene su propio horario, su turno y su propia vista de agenda dentro de TBit, más su Google Calendar conectado si lo usa, donde ve solo lo suyo y marca quién asistió. Un mismo servicio puede ser atendido por varios, y cuando el paciente dice "con cualquiera" el agente une los espacios libres de todos los que lo atienden. Si un profesional está ocupado, queda ocupado para todos sus servicios, así que dos pacientes no se apilan en el mismo espacio de su agenda. Una aclaración que ahorra dudas: ni los profesionales de la agenda ni los puestos para entrar a la plataforma dependen del plan, así que puedes meter a todo el consultorio. Lo único que cambia plan por plan es la energía al mes, y eso lo ves en el bloque de precios de esta página.

Se maneja, pero te lo contamos como es para que no te lleves una sorpresa: no hay un botón de "sedes" que enrute pacientes automáticamente. Lo que se hace es crear un tipo de consulta por sede, cada uno con su dirección, sus horarios de atención y los profesionales que atienden ahí. El agente entonces ofrece los horarios correctos de la sede que el paciente elige, y la dirección correcta viaja después en la confirmación, en el recordatorio y en el correo con la cita cuando el paciente dejó su correo. Todo se administra desde una sola cuenta. Funciona bien para cadenas y franquicias, pero es un montaje inicial, no un interruptor. Si tienes muchas sedes, escríbenos y lo armamos contigo.

Seamos claros en las dos partes. TBit no guarda historia clínica: guarda el contacto del paciente, los datos de los formularios que tú definas, las notas de la cita y el historial de la conversación, y no tiene el control de acceso ni las certificaciones que un expediente clínico exige. Y no existe un conector listo para ningún software clínico ni para portales de citas médicas. La agenda de citas vive en TBit y no necesita ningún sistema externo para funcionar. Encima de eso, el único calendario con el que sincronizamos hoy es Google Calendar, en los dos sentidos: leemos lo que el profesional ya tiene ocupado y escribimos ahí la cita nueva. Si tu sistema actual permite conectarse con otros programas, se puede armar una conexión a la medida, y eso se evalúa caso por caso antes de que compres. Si no lo permite, muchos clientes dejan la agenda de citas en TBit y el resto donde está hoy.

No. La agenda vive en TBit, así que no dependes de ningún calendario externo; y la única sincronización con uno que existe hoy es Google Calendar. Cada profesional autoriza su propia cuenta de Google una vez y decide en cuáles agentes queda activa, así que nadie queda expuesto sin quererlo. Desde ahí TBit lee lo que esa persona tiene ocupado en todos sus calendarios, no solo en el principal, y escribe las citas nuevas en el calendario que elijas. Si Google no responde en ese instante, TBit reintenta y la reserva no se pierde; y si tampoco responde al reintento, la cita se crea igual, con una consecuencia que preferimos decirte: en ese lapso lo que esté bloqueado únicamente en Google puede quedar ofrecido, hasta que la siguiente consulta a Google responda. No hay conexión con Outlook, Apple Calendar, Calendly ni con directorios de citas médicas.

No. Los recordatorios salen por WhatsApp, con una plantilla aprobada por Meta. Y si el paciente deja su correo, la confirmación le llega además por correo con la cita adjunta para que la agregue a su calendario. Por defecto son dos avisos, un día antes y dos horas antes, y se pueden cambiar por agente y por tipo de consulta. Si la cita se mueve, los avisos se recalculan solos; si se cancela, se apagan. No hay envío por SMS ni llamadas automáticas.

El agente responde con lo que el consultorio cargó: tipos de consulta, duración, precios, dirección y horarios. Los horarios que ofrece salen siempre de la agenda real, no de lo que suene razonable. Para lo demás, la conversación completa queda en el panel y cualquier persona de tu equipo puede entrar a escribir en el mismo chat cuando quiera. Y puedes forzar el traspaso: si desactivas que el agente cancele o reagende, esos casos pasan a una persona y el agente se queda callado 15 minutos para que nadie hable encima. Lo clínico se queda con el profesional: el agente no hace triage ni orientación médica, y como responde con lo que tú lo entrenes, el entrenamiento debe decirle que no opine sobre síntomas.

Por la misma línea de WhatsApp. Además del soporte que trae tu plan, puedes contratar acompañamiento: que te lo dejemos montado con tus servicios, sus duraciones, los horarios de cada profesional y los mensajes ya escritos, y que te acompañemos las primeras semanas mientras entran pacientes de verdad. Escríbenos por la línea y te decimos el alcance y el costo según lo que necesites, porque no es lo mismo un consultorio de una persona que una clínica con seis profesionales y dos sedes.

El primer tipo de consulta puede quedar agendando el mismo día: conectar el WhatsApp del consultorio, cargar la duración y los horarios de un servicio, y, si el profesional usa Google Calendar, conectarlo. Ahí mismo decides el modo de reserva: enlace, que es como viene, o dentro del chat. Lo único que no depende de nosotros es la aprobación de las plantillas de confirmación y recordatorio por parte de Meta, que suele tomar unas horas. Mientras eso llega, el agente ya puede responder y agendar.