Tu restaurante contesta el WhatsApp y aparta la mesa en plena hora pico

• Conectas el WhatsApp del restaurante y cargas tu carta. El mismo número que ya circula en Google Maps, en el volante y en tu Instagram, y si quieres también el Instagram, para que la reserva pueda nacer ahí. Cada plato se carga con nombre, descripción, precio y foto, o se trae de tu tienda si ya vendes en línea con Shopify o Jumpseller.
• Defines cómo se reserva. Cada tamaño de mesa se carga con cuántas tienes de ese tamaño, cuánto dura la reserva, el tiempo que necesitas entre una mesa y la siguiente para limpiar y montar, con cuánta anticipación mínima aceptas y hasta cuántos días para adelante. Tus horarios, los días que cierras y los festivos se cargan una vez y se restan solos.
• Prendes el agente y él atiende. Contesta lo que entra, muestra solo las horas que de verdad te quedan libres, aparta la mesa y manda el recordatorio por WhatsApp antes de la reserva.

Es configuración de administración, no trabajo técnico: se hace desde la plataforma con lo que ya tienes escrito en la carta. Hay una decisión que conviene tomar el primer día: de fábrica el agente entrega tu enlace de reserva y el cliente elige la hora ahí. Si prefieres que cierre la reserva dentro de la conversación, se pasa la agenda a modo conversacional en la configuración. Los dos caminos leen exactamente la misma disponibilidad.

• Cada tamaño de mesa se carga con cuántas tienes. La mesa para 4 se considera llena solo cuando ya se apartaron todas las que tienes de ese tamaño, no cuando entra la primera reserva.
• Nunca ofrece una hora ocupada, y revisa otra vez que siga libre justo antes de apartar.
• Aparta a la hora exacta que pide el cliente. Si pide 8:45, queda a 8:45, y si de verdad no cabe le ofrece la hora libre más cercana en vez de una lista de horas redondas.
• Cada reserva tiene su duración y su colchón: hora y media de mesa más quince minutos para limpiar y montar antes de la siguiente.
• Anticipación mínima y máxima: ni reservas para dentro de cinco minutos ni para dentro de ocho meses, si tú no quieres.
• Los días que cierras y los festivos se restan para todo el mundo.
• El salón de eventos se puede reservar por rango: el cliente elige a qué hora empieza y a qué hora termina, dentro de lo que esté libre, en vez de un bloque fijo.
• El agente no puede inventar una hora. Si en un mensaje afirma una disponibilidad que no salió del sistema, ese mensaje se corrige antes de salir y se responde con horas reales.
• Si quieres cobrar anticipo para grupos grandes o para el salón, lo activas en la configuración de agenda: el agente muestra horas pero no aparta hasta que llegue el comprobante de pago, y si conectas MercadoPago puede enviar el enlace de pago.

Aquí va la letra fina, dicha antes de que la descubras tú: hay dos formas de montar las reservas y no dan lo mismo. Si la mesa se carga como un espacio con cuántas tienes de ese tamaño, que es lo natural en un restaurante, la reserva vive en la agenda de TBit, la confirmación es el mensaje del agente en el chat y el recordatorio sale por WhatsApp. Si la reserva la atiende una persona, por ejemplo el coordinador del salón de eventos, y esa persona conecta su cuenta de Google y la activa en este agente, entra además la confirmación con plantilla aprobada por Meta, el correo con la reserva adjunta y el evento en su Google Calendar, que se lee y se escribe en los dos sentidos: lo que él bloquee en su calendario deja de ofrecerse.

Este hilo va con la agenda en modo conversacional, que no es el modo de fábrica. De fábrica el agente entrega tu enlace de reserva y el cliente elige la hora ahí. Los dos caminos leen la misma disponibilidad.

El agente no une dos mesas ni parte un grupo: aquí funcionó porque ese restaurante tiene cargada la mesa para 6 como otro tamaño.

Tres cosas pasaron ahí y las tres valen dinero: la reserva entró un jueves a las 11 de la noche con el restaurante cerrado; las horas que ofreció existían de verdad, porque antes de escribirlas se revisa que hayan salido de la disponibilidad real; y la mesa de las 8:45 volvió a quedar libre en el mismo instante, lista para otro grupo, en vez de quedarse vacía. Nadie de tu equipo abrió el chat.

Para que el ejemplo no te venda más de lo que hay: esta conversación es con la agenda en modo conversacional, que no es el modo de fábrica. Y los dos recordatorios están escritos como los manda la plantilla que se crea sola el primer día, un texto corto con la fecha, la hora y la dirección. Si quieres que diga "tu mesa para 4" o el nombre de quien reservó, ese texto lo escribes tú.

Otra precisión importante: el agente no une dos mesas ni parte un grupo. El cambio de 4 a 6 funcionó porque ese restaurante tiene cargada la mesa para 6 como otro tamaño, con cuántas tiene de ese tamaño. Y si tuviera política de cambios tardíos, el mensaje de las 7:02 no se habría ejecutado de una: el agente le habría explicado a Andrés el plazo sin costo y la penalidad, y solo habría movido la reserva si él aceptaba.